domingo, 11 de novembro de 2012

Corte de custos de telecomunicações usando servidores de fax


Para a maior parte dos 20 anos, as empresas de todo o mundo têm contado com a máquina de fax para entrega simples e discreta de informações e documentos importantes. Estes dias, indústrias inteiras que aparentemente chegou a um impasse sem a capacidade de enviar e receber faxes.
Apesar de e-mail foi colocar um dente no número de faxes distribuídos hoje, quase todas as empresas - grandes e pequenas - ainda depende tradicionais máquinas de fax dedicadas para realizar negócio diário.

Muitas empresas, no entanto, tornaram-se lamentavelmente ineficiente em sua forma de abordar e gerir a área de comunicação de fax em sua estratégia global de redução de custos de telecomunicações. Linhas telefônicas demais atendendo demais e pouco utilizadas máquinas de fax é uma receita infalível para gastos de telecomunicações desnecessário.

Servidores de fax para o Resgate

A conveniência da tecnologia de fax tradicional tem seu preço. Para grandes organizações, isto significa dezenas, talvez centenas de máquinas, cada um exigindo linhas telefônicas dedicadas para enviar e receber faxes.

Faxes mais corporativos sair durante horário de pico durante o dia, quando as taxas de longa distância são os mais elevados, aumentando ainda mais o custo de cada transmissão. Além disso, fax tradicional exige um indivíduo para copiar um documento, a pé até a máquina de fax, disque o número e aguarde a confirmação do outro lado.

Um servidor de fax pode resolver todos esses problemas, integrando hardware, software e redes LAN em uma solução de fax eficaz e transparente para organizações inteiras - grande ou pequeno. Servidores de fax permitem transmissões a ser consolidada no próprio servidor, eliminando a necessidade de múltiplas máquinas e linhas dedicadas para cada máquina.

O que é um servidor de fax?

Servidores de fax tem basicamente três componentes: um PC conectado a uma LAN e uma linha de telefone, fax software aplicativo de servidor, e uma placa de fax inteligente.

Um servidor de fax é um sistema instalado dentro de uma rede de área local (LAN) de servidor que permite aos usuários enviar e receber mensagens de fax diretamente de seu PC desktop. Estas mensagens podem ser armazenados como arquivos de processamento de texto, arquivos de banco de dados ou arquivos gráficos e planilhas. Os documentos digitalizados podem ser enviados como mensagens de fax directamente a partir do ambiente de trabalho para efetivamente emular uma máquina de fax dedicada.

As vantagens de usar um servidor de fax

Servidores de fax pode ser muito custo-efetivo sobre a máquina de fax tradicional dedicado. Numerosos estudos têm documentado e comparou os custos associados com a transmissão manual de fax, em comparação com uma solução de servidor de fax. O tempo poupado por funcionários só se pagará em pouco tempo. Jogue na poupança prestados, eliminando as máquinas, papel, toner e os custos de manutenção e do servidor de fax se torna ainda mais atraente.

O benefício mais óbvio é o fato de que um servidor de fax pode emular várias máquinas de fax - uma para cada usuário da rede. Por exemplo, um escritório que pode já utilizou 25 máquinas de fax dedicadas (bem como 25 linhas telefônicas) para seus 150 funcionários, pode funcionar muito bem com um servidor de fax e, possivelmente, só apenas 6-10 linhas de telefone conectado ao servidor, dependendo sobre a atividade de fax volume de entrada e de saída.

Servidores de fax também se torna mais fácil para enviar faxes para grupos de pessoas e pode ser configurado para enviar faxes para fora automaticamente em horários específicos do dia ou da noite. Como servidores de email, servidores de fax pode encaminhar faxes recebidos para PC do destinatário pretendido manter olhos curiosos de correspondência fax confidencial e privado. Servidores de fax também vai tentar automaticamente números de fax, se e quando eles estão ocupados.

Quantas linhas de telefone que você precisa para um servidor de fax?

Algumas diretrizes da indústria sugerem uma linha de telefone por 7-25 usuários da rede, embora esta estimativa deve ser considerado apenas uma "estimativa" figura. O número de linhas telefônicas necessárias para cada servidor de fax é em última análise, depende das especificidades de cada instalação do servidor de fax e do número de usuários que irão utilizar o servidor. O número de linhas deve ser avaliada de acordo com as necessidades do negócio, ou do departamento ou grupo que cada servidor de fax destina-se a apoiar.

Antes de implementar uma solução de servidor de fax, considerar o quanto o tráfego de fax actual e futura, o servidor precisa para apoiar. Faça uma lista dos tipos de envio de fax do servidor será chamado a handle.Will o servidor ser utilizada principalmente para fax automática durante horário de pico?
Filas atraso quanto é tolerável para fax de saída? Será faxes ser enviadas e recebidas?
Quanto tempo é necessário para enviar um fax típico de saída?

Fornecedores e / ou consultores de telecomunicações pode analisar os vários fatores que entram em instalações específicas, mas os compradores são ainda aconselhados a entender suas necessidades específicas para finalmente tomar uma decisão informada de compra e sábio.

A linha inferior: os custos de servidor de fax

Tal como acontece com a maioria das compras de equipamentos, o custo depende das necessidades e especificidades da organização. Plano de gastar alguns milhares de dólares ou mais para uma solução de servidor de estado-da-arte de fax no entanto. A coluna da esquerda deste boletim lista servidores de fax atuais na Amazon.com e abaixo você vai ver anúncios Ebay atuais para "servidores de fax". Um líder na indústria de hardware do servidor de fax é Brooktrout Technology, Inc.

Fax está aqui para ficar. Não há dúvida de que as vantagens e benefícios de um servidor de fax vai economizar o dinheiro da empresa no curto e longo prazo.
Considere a solução de servidor de fax como parte integrante da sua estratégia global de redução de custos de telecomunicações.

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